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Hacer negocios con ACCESS

Access Community Health Network (ACCESS) tiene un estricto proceso de contratación en el que todas las partes externas que establecen promesas y acuerdos formales con ACCESS deben cumplir. Todas las promesas y acuerdos entre ACCESS y terceros son exigibles por ley y deben mantener los más altos estándares éticos en la conducción de los negocios de la empresa. Se incluyen en este las siguientes categorías:

  • Contratos de acuerdos de servicios (limpieza, proveedores de equipos, etc.)
  • Contratos de arrendamiento y alquiler
  • Servicios profesionales (consultores, auditores, abogados, etc.)
  • Proveedores independientes (contratos de médicos u otros proveedores médicos para empleados que no son de ACCESS)
  • Acuerdos de subvención y subcontratos de subvención
  • Acuerdos de afiliación
  • Contratos de atención administrada

REQUISITOS DE CONTRATOS Y ACUERDOS COMERCIALES

  • El contrato debe ser consistente con las prácticas comerciales aceptadas.
  • La entidad contratada debe ser una entidad legal y proporcionar un formulario fiscal W-9.
  • El contrato debe incluir una oferta y aceptación, consideración, intención de crear una relación jurídica, capacidad y formalidades.
  • El Contratista deberá mantener vigentes las siguientes coberturas de seguro: (a) Seguro de compensación laboral y de responsabilidad del empleador que cubra a todas las personas que realicen el Trabajo (o cualquier parte del mismo) con límites no inferiores a los requisitos legales de la ley estatal y federal aplicable, y (b) seguro de responsabilidad general integral, con límites mínimos de responsabilidad por lesiones, muerte o daños a la propiedad de $1,000,000.00 por evento y nombrando a ACCESS como asegurado adicional, y (c) seguro de responsabilidad civil para automóviles que cubre vehículos propios, alquilados y no propios utilizado por el Contratista y cualquiera de las personas que realizan el Trabajo (o cualquier parte del mismo), con límites mínimos de responsabilidad por lesiones, muerte o daños a la propiedad de $1,000,000.00 por evento.
  • El contrato debe ser de carácter bilateral, en el que cada una de las partes del contrato hace una promesa a la otra parte.
  • El contrato no debe permitir el potencial de limitar la autoridad de ACCESS ni comprometer el cumplimiento de ACCESS con las pautas federales o estatales. Los gastos con fondos privados se apegarán a las pautas descritas en el acuerdo de subvención.
  • El contrato debe cumplir con los Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costo y Requisitos de Auditoría para Adjudicaciones Federales de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) actual (2 CFR 200 Uniform Guidance).
  • Los contratos ejecutados deben ser aprobados y firmados tanto por el proveedor como por ACCESS antes de la implementación. Si los términos del contrato no están finalizados o carecen de las firmas apropiadas, las partes no han llegado a un acuerdo formal y vinculante.
  • La compra de más de $150,000 requiere un proceso formal de Solicitud de Propuesta (RFP).
  • Se dará especial consideración a los proveedores con la designación Minority Business Enterprise (MBE).

DIVERSIDAD DE PROVEEDOR

ACCESS se esfuerza por trabajar con proveedores externos dentro de nuestras comunidades y da la bienvenida a diversas empresas para que participen en nuestras oportunidades de contratación. Se fomenta la certificación de diversidad.

CONFIDENCIALIDAD

Cualquier contrato que involucre el acceso, uso o divulgación de la información de salud protegida (PHI) de los pacientes de ACCESS en nombre de ACCESS debe firmar el Acuerdo de socio comercial de ACCESS. Otros tipos de acuerdos pueden promulgar un Acuerdo de socios comerciales o un Acuerdo de confidencialidad (NDA) si se considera necesario.

CONFLICTO DE INTERESES

En interés de ambas partes, cualquier conflicto de intereses dará lugar a la terminación de las conversaciones para contratar con ACCESS o los contratos y acuerdos comerciales existentes con ACCESS.

EXCLUSIONES CONSIDERADAS POR LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

Cada proveedor debe garantizar que no ha sido excluido de la participación en programas federales y que notificará de inmediato a ACCESS en caso de dicha exclusión o incumplimiento. ACCESS no contratará a ningún proveedor que haya sido excluido de la participación en programas federales. Cualquier cambio en el estado de buena reputación dentro de la duración de un contrato o acuerdo comercial existente resultará en la rescisión automática.

SE REQUIEREN ÓRDENES DE COMPRA

ACCESS tiene una política estricta con respecto a cómo se deben realizar las compras. Todas las compras de bienes o servicios requieren una orden de compra (P.O.) emitida por una parte autorizada de ACCESS antes de que se cumplan los bienes y servicios. El vendedor debe agregar el P.O. asignado. número a la factura correspondiente antes de enviar para el pago. El contacto de ACCESS también debe copiarse en el correo electrónico para garantizar que se complete. Tenga en cuenta: los términos de pago de ACCESS son de 45 días netos.